لا يختلف إثنان على أن رسائل البريد الإلكتروني من أهم وسائل التواصل الرسمية وأكثرها فعالية في مختلف الأعمال والقطاعات، وذلك بلا شك يعود لسرعة هذه الخدمة وتوافرها وقلة تكلفتها وأسباب أخرى كثيرة تجعل من الإيميل وسيلة الاتصال الرسمية المفضلة لدى الأغلبية، بل إنه يغلب الاتصالات الهاتفية أحياناً (هذا الكلام لا يشمل بعض الدوائر الحكومية التي لا زالت تستخدم البرقيات!). هذا الرسم البياني يوضح طغيان الإيميل كوسيلة تواصل بين الشركات العالمية للعام ٢٠١١.
عند كتابة رسالة إلكترونية عادة ما نستغرق وقتاً طويلاً في صياغة المحتوى وانتقاء الكلمات واختيار عنوان مناسب للرسالة، آملين أن تصل إلى المستقبل بأفضل صورة لنحصل على الرد الذي نرجوه. ولكن
هل الرسالة ومحتواها هي كل شيء؟ هل هناك عوامل أخرى تؤثر في فعالية الإيميل؟ التوقيت مثلاً؟ هل لوقت الإرسال تأثير ملحوظ؟ هل هناك توقيت جيد وآخر سيئ؟ إذاً ما هو أنسب وقت لإرسال الرسائل الإلكترونية؟؟
في الحقيقة محتوى الرسالة مهم بلا شك، ولازلت أتذكر الدروس المملة المتكررة عن كتابة البريد الإلكتروني في مادة الكفايات اللغوية (عربي) وحتى في مادة اللغة الإنجليزية. ومع ذلك "الوقت هو كل شيء"، كتابة رسالة جيدة وإرسالها في الوقت الخاطئ لا يختلف كثيراً عن كرمشتها وقذفها في سلة المهملات!! كان هذا موضوع عرضي التقديمي في مادة تطوير المهارات الشخصية قبل عدة أسابيع، لم يستسغ أحد الموضوع عندما سمعه لأول مرة، لكني استمتعت بمشاهدة علامات الاستفهام فوق الرؤوس تتحول إلى علامات اقتناع =].
السؤال هو،، ما هو أفضل توقيت لإرسال البريد الإلكتروني؟
إذا أردتم الجواب في سطر واحد هذا هو "أفضل توقيت لإرسال البريد الإلكتروني هو حينما يريد المستقبل قرائته"..!!
إن وصلت الرسالة في وقت لا يكون فيه المستقبل مستعداً للقراءة والرد فهو سيؤجل قرائتها وستنتظر الرد طويلاً، أو قد يضمها للرسائل غير المرغوب فيها ولن تتلقى أي رد حينها! الجواب يعتمد كلياً على الفترة الزمنية، فيمكننا تقسيم السؤال كالتالي:
١. ما هو أفضل وقت لإرسال إيميل خلال الأسبوع؟
❍ تجنب إرسال الإيميل خلال عطلة نهاية الأسبوع فلا أحد سيستقطع دقائق من إجازته الأسبوعية ليتفحص بريده ويرد على رسالتك!.
❍ تجنب إرسال الإيميل في أول أيام الأسبوع وهو السبت (حسب نظام في السعودية)، لأن الموضفين لا يكونون في أفضل مزاج للعمل علاوة على تراكم الأعمال عليهم ذلك اليوم. إضافة إلى أن رسالتك ستصطف مع عشرات الرسائل المتراكمة خلال نهاية الاسبوع والتي عادةً ما يكون مصيرها الحذف!
❍ تجنب إرسالها أيضاً في آخر يوم عمل في الأسبوع، الأربعاء، فالموضف المنهك لن يجد رسالتك مثيرة للاهتمام مقابل التخطيط لعطلة نهاية الاسبوع أو الخروج مبكراً من العمل <<هذا إذا ما غاب
❍ بناءً على هذا فإن أفضل وقت لإرسال البريد الإلكتروني هي أوسط أيام الأسبوع، الأحد والإثنين والثلثاء.
٢. ما هو أفضل وقت لإرسال البريد الإلكتروني خلال اليوم؟
يمكنك أن تحزر الجواب بعد ما قرأت الطريقة التي حللنا بها أيام الأسبوع.. نعم بالضبط تفادى الأوقات [خارج الدوام]، وفي بداية ونهاية وقت الدوام. إذاً حاول أن ترسل بريدك في [ذروة الدوام] أي من الساعة العاشرة صباحاً إلى الواحدة ظهراً (عادةً)، ففي هذا الوقت سيجد الموضف قراءة والإيميلات والرد عليها أفضل وأمتع ما قد يفعله، إضافةً أن كل شيء سيكون متوفراً إذا تطلب الرد عليك معلومات معينة أو تدخل شخص ما.
٣. ما هو أفضل وقت في السنة؟؟
حسناً لا يمكنني تخصيص شهور معينة لإرسال البريد الألكتروني، فلا يمكنك القول "سأرسل الرسالة هذه في شهر ذي القعدة" مثلاً!! ولكن كل ما عليك فعله هو تجنب أوقات [الإجازات السنوية]. خذ في عين الاعتبار فارق التوقيت الزمني بين الدول، واختلاف أيام وأوقات الدوام بين دولة وأخرى.
هذا كل ما عليكم معرفته لاختيار افضل الأوقات لضغط زر "إرسال"
تمنياتي لكم بأجوبة شافية دائماً
دمتم
درس جميل ورائع
ردحذفيعجبني الشغل المنظم
شكراً لك اميمة